Incidencias

1. ¿Qué es una incidencia?

Una incidencia es cualquier evento que requiera atención correctiva en una instalación (por ejemplo, una lectura fuera de consigna, un problema de temperatura o una avería). Este módulo centraliza el registro, seguimiento y cierre de esos eventos para que todo el equipo comparta la misma información.

2. ¿Quién puede usar el módulo?

El módulo está disponible para usuarios del panel de administración que hayan recibido los permisos correspondientes por parte del responsable del sistema. Normalmente lo usan:

• Superadministradores: vision completa de todas las instalaciones y todas las funcionalidades del módulo de incidencias.
• Administradores: gestionan las incidencias de las instalaciones asignadas, solo pueden consultar y crear comentarios.

Si no ves la opción Incidencias en el menú lateral, solicita acceso al responsable.

3. Acceso rápido

1. Inicia sesión en el panel.
2. En el menú lateral, selecciona Incidencias.
3. Verás el listado con todas las incidencias a las que tienes acceso.

4. Navegación por el listado

El listado muestra, para cada incidencia:

• Número identificador.
• Instalación asociada.
• Estado (Abierta, En curso o Cerrada).
• Nombre descriptivo.
• Fecha de creación.

Acciones disponibles

• Nueva incidencia: botón situado arriba a la derecha (visible si tienes permiso de creación).
• Editar: icono de lápiz en cada fila para abrir el detalle.
• Eliminar: icono de papelera (solo para usuarios con autorización). Se pedirá confirmación antes de borrar.

Puedes buscar por número, instalación o fecha con el cuadro de búsqueda integrado.

5. Crear una incidencia

1. Haz clic en Nueva incidencia.
2. Completa los siguientes campos:
   • Instalación: selecciona la instalación donde ocurre el problema.
   • Nombre de la incidencia: título corto y claro (ej. “Legionella elevada en ducha 3”).
   • Descripción: detalla qué sucede, qué impacto tiene y cualquier dato relevante.
3. Pulsa Guardar. El sistema confirmará la creación y te redirigirá al detalle.
4. Si decides no continuar, usa Cancelar para volver al listado.

6. Revisar y editar una incidencia

Al abrir una incidencia verás:

• Información principal (instalación, nombre, descripción y fecha de creación).
• Bloque de Anotaciones con todo el histórico de comentarios.
• Sección informativa con alarmas o tareas relacionadas cuando existan (por ejemplo, la tarea que está corrigiendo la incidencia).

Puedes modificar el nombre, la instalación o la descripción siempre que tengas permiso. Tras los cambios, pulsa Guardar para actualizarlos.

7. Añadir anotaciones (comentarios)

Las anotaciones sirven para documentar acciones, decisiones y responsables durante la vida de la incidencia.

1. Dentro del detalle, pulsa Añadir nueva anotación.
2. Escribe el comentario (ej. “Se realiza choque de cloro y se programa nueva lectura”).
3. Pulsa Guardar anotación. El comentario quedará registrado con tu nombre y la fecha.
4. Para eliminar una anotación propia (o si eres administrador), usa el icono de papelera y confirma.

8. Estados de una incidencia

El estado se actualiza según el flujo interno definido por la organización. Los valores habituales son:

• Abierta: problema detectado pendiente de acción.
• En curso: se están ejecutando acciones correctivas (por ejemplo, vinculadas a una tarea).
• Cerrada: incidencia resuelta y validada.

Si necesitas cambiar el estado y no sabes cómo hacerlo, contacta con el responsable del sistema o del módulo de tareas.

9. Relación con alarmas y tareas

• Alarmas: cuando una lectura incumple una consigna, puede generar automáticamente una incidencia. Ahora también es posible vincular manualmente alarmas abiertas a una incidencia existente o crear una nueva incidencia directamente desde el listado de alarmas.
• Tareas: una incidencia puede tener varias tareas asociadas, pero cada tarea solo puede depender de una incidencia. Esto permite documentar todas las acciones ejecutadas para resolver el problema sin duplicar tareas ni mezclar contextos.

En ambas tarjetas verás un chip de estado que cambia de color según el progreso (por ejemplo, verde para resuelto, azul para activo o abierto); así puedes identificar qué alarmas siguen activas o qué estado de tareas hay asociados.

9.1 Vincular alarmas a una incidencia ya creada

En el detalle de la incidencia encontrarás la tarjeta “Alarmas de la incidencia”. Desde ahí puedes añadir o quitar alarmas activas de la instalación asociada.

1. Verifica que la incidencia esté guardada y tenga una instalación asignada; de lo contrario no se mostrarán alarmas.
2. En el selector “Alarmas abiertas de la instalación” se listan todas las alarmas activas (alarm_state = activo) sin incidencia asignada para esa instalación.
3. Selecciona una o varias alarmas (puedes buscar por zona, punto o lectura). Pulsa Asignar para vincularlas. El sistema confirmará la operación y el listado inferior se actualizará automáticamente.
4. Debajo del selector verás todas las alarmas actualmente vinculadas. Cada fila muestra la descripción del punto y la lectura que originó la alarma.
5. Para eliminar una vinculación usa el icono de papelera. Tras confirmar, la alarma vuelve a quedar disponible como “abierta”.

Notas importantes

• El selector para añadir alarmas solo aparece si tu usuario tiene permiso para gestionar incidencias. Si no lo ves, solicita acceso al responsable.
• Solo se muestran alarmas de la misma instalación y en estado activo. Las resueltas o archivadas no se pueden vincular.
• Para quitar una alarma no es necesario editar el formulario principal; basta con usar la acción de la tarjeta.
• Si necesitas que una alarma vuelva a estar disponible, elimínala de la incidencia o ciérrala desde el módulo de alarmas.
• Las alarmas asignadas muestran su estado actual junto al nombre del punto de control para que sepas si sigue abierta o ya fue resuelta.

9.2 Crear una incidencia desde el listado de alarmas

Cuando trabajas desde Alarmas → Listado, puedes seleccionar varias alarmas activas y generar una incidencia en un solo paso.

1. Usa el selector múltiple de la tabla (columna izquierda). Marca una o varias alarmas que pertenezcan a la misma instalación.
2. Haz clic en Crear incidencia (botón que aparece encima de la tabla cuando hay selección).
3. El sistema abrirá un modal con el formulario de incidencia. La instalación queda bloqueada porque se toma de las alarmas seleccionadas.
4. Completa nombre y descripción y guarda. Si las alarmas pertenecían a instalaciones distintas se mostrará un aviso y no se permitirá la creación.
5. Al confirmar, se crea la nueva incidencia y todas las alarmas seleccionadas quedan vinculadas automáticamente.
6. Desde la propia tabla de alarmas podrás identificar qué alarmas ya tienen incidencia mediante la columna Incidencia, que enlaza al detalle correspondiente.

Esta forma de trabajo permite pasar rápidamente de los avisos operativos (alarmas) al seguimiento documental (incidencias) sin salir del módulo actual.

9.3 Gestionar tareas asociadas a una incidencia

• En el formulario de tareas encontrarás un nuevo selector para elegir la incidencia asociada. Cuando creas o editas una tarea podrás decidir a qué incidencia queda vinculada, garantizando que cada trabajo correctivo tenga un único origen documentado.
• Dentro del formulario de incidencias se añadió una sección Tareas asociadas que muestra todas las tareas vinculadas, con su estado, fecha y un enlace directo para abrirlas en una pestaña nueva.
• Desde esa misma sección puedes pulsar Crear tarea para registrar una acción correctiva. El formulario que se abre llega pre-rellenado con la instalación de la incidencia, la propia incidencia y los puntos de control relacionados con las alarmas vinculadas, aunque puedes ajustar cualquier dato antes de guardar.
• Si tienes permiso para crear tareas verás el botón Crear tarea junto a la lista; si no aparece, significa que tu rol es solo de consulta.
• Al rellenar una tarea vinculada encontrarás un icono de ojo junto al selector de incidencia para abrir el detalle en otra pestaña y revisar la información antes de guardar.
• Esta relación bidireccional permite revisar rápidamente qué actuaciones se han ejecutado, crear nuevas tareas sin salir del detalle y mantener sincronizados los equipos operativos y documentales.

10. Generar el informe completo de una incidencia

El detalle de la incidencia incorpora un bloque llamado Informe de la incidencia. Desde ahí puedes crear un PDF con toda la información relevante: ficha de la incidencia, alarmas asociadas, tareas correctivas (con cumplimiento y operarios asignados), comentarios registrados y un anexo con las medidas normativas frente a Legionella según los valores detectados.

1. Abre la incidencia y pulsa Crear / Actualizar informe. El sistema recopila los últimos datos y genera el documento.
2. Los clientes solo pueden generar y consultar informes, no pueden eliminarlos.
3. Cuando termina, se muestra una fila con la fecha de creación. Cada vez que se genera un nuevo informe, se reemplaza el anterior. Desde esa fila puedes:
   • Previsualizar el informe en el navegador (icono de ojo).
   • Descargar el PDF para enviarlo o archivarlo (icono de descarga).
   • Eliminar la versión actual si necesitas regenerarla desde cero.
4. Cada vez que regeneras el informe sustituyes al anterior, asegurando que siempre haya una versión vigente.
5. El PDF también queda guardado automáticamente en el gestor documental de la instalación dentro de la carpeta de incidencias, desde dónde se pueden hacer las acciones de envío por corrreo.
6. El informe también aparece en la sección de informes de incidencias de la instalación correspondiente.

Si no ves el bloque del informe, pide al administrador que revise tus permisos sobre incidencias.

11. Buenas prácticas

• Describe siempre la causa detectada y la acción tomada; así se mantiene la trazabilidad.
• Añade anotaciones cada vez que haya novedades: visitas técnicas, análisis de laboratorio, etc.
• Cierra las incidencias solo cuando exista evidencia de que el problema se ha resuelto.
• Evita eliminar incidencias salvo casos excepcionales; es preferible cerrarlas y dejar registro.
• Antes de cerrar, revisa que no queden alarmas abiertas ni tareas pendientes relacionadas.

12. Preguntas frecuentes

No encuentro la opción Incidencias. ¿Qué hago?

Pide al administrador del sistema que revise tus permisos o tu acceso a la instalación.

Creé una incidencia en la instalación equivocada.

Abre la incidencia, cambia la instalación y guarda. Si no puedes editarla, solicita ayuda a un usuario con permisos.

¿Puedo adjuntar documentos?

Los documentos deben subirse al gestor documental de la instalación correspondiente. Añade una anotación en la incidencia indicando dónde está el archivo.

El estado no cambia aunque la tarea terminó.

Puede que falte sincronización entre la tarea y la incidencia. Informa al responsable para que actualice el estado manualmente.