Gestor documental

Objetivo

Esta funcionalidad permite a los usuarios con permisos de administración organizar, consultar y gestionar documentos asociados a las instalaciones de forma ágil y centralizada.

Módulo de Gestión Documental

Este módulo está disponible como un punto de menú dentro de la aplicación principal y es accesible únicamente por usuarios con rol de superadministrador. Los superadministradores tienen visibilidad completa sobre todas las instalaciones y funcionalidades de mantenimiento y configuración del sistema.

Sección para administradores

Esta funcionalidad permite a los usuarios con rol de administrador gestionar todos los documentos organizados por instalación. Desde este módulo pueden subir informes, crear secciones (carpetas), navegar entre ellas y descargar o enviar documentos fácilmente.

Tipos de secciones y estructura general

Dentro del navegador de archivos, existen dos tipos de secciones:

• Secciones protegidas: Son carpetas predeterminadas que no pueden editarse, moverse ni eliminarse. Estas carpetas permiten la creación de subcarpetas y carga de archivos, pero no pueden ser modificadas directamente. Cada instalación tiene:

  • la carpeta de su propia instalación su propia carpeta principal protegida,
  • Papelera: Que contendrá los archivos eliminados temporalmente
  • Incidencias: Esta carpeta almacena todos los informes de incidencias de la instalación, lo cuales se cargan automáticamente al generarse desde la sección de incidencias.

• Secciones generales: Son carpetas creadas manualmente dentro de cualquier estructura (incluidas las protegidas). Estas sí permiten todas las acciones disponibles de gestión documental: edición, eliminación, creación de subcarpetas y carga de archivos.

Cuando un archivo se elimina desde cualquier sección general, se traslada a la carpeta "Papelera" correspondiente. En ese momento, el sistema presenta un cuadro de confirmación con la opción de eliminar definitivamente el archivo.

Desde la carpeta "Papelera" los archivos pueden:

• Ser eliminados definitivamente.
• Ser restaurados y movidos a otra sección según se desee.

Subida de archivos

Los archivos pueden subirse al sistema de dos maneras:

1. A través del menú de acciones generales de la sección, utilizando la opción "Subir archivo".
2. Mediante el área de carga ("dropzone") ubicada al final del listado de carpetas y archivos dentro del navegador. Esta área permite:
   • Hacer clic para seleccionar uno o varios archivos desde el explorador del sistema operativo.
   • Arrastrar y soltar archivos directamente desde el escritorio o carpeta del equipo.

Una vez seleccionados, los archivos aparecen listados dentro de la dropzone. Para finalizar la subida, es necesario pulsar el botón "Guardar archivos", que procesa todos los documentos y los asocia a la sección actual.

Restricciones:

• Solo se permiten archivos en formato PDF.
• El tamaño máximo por archivo es de 5 MB.

Navegación por carpetas

Existen dos modos de navegación disponibles:

Vista tipo navegador (estilo explorador de archivos)

• Doble clic en una carpeta: accede a la carpeta.
• Breadcrumb (barra de ruta superior): permite retroceder o cambiar de carpeta rápidamente.
• Doble clic en un archivo: abre el archivo directamente para su descarga.
• Un solo clic en un archivo: lo añade a la lista de selección para enviarlo. Para descargarlo, además del doble clic, se puede utilizar el icono de descarga disponible en la parte derecha del listado de acciones.

Vista en árbol lateral

En la parte superior de esta vista se encuentra un desplegable de filtrado que permite seleccionar una única instalación, facilitando la visualización focalizada y reduciendo el ruido visual en estructuras con múltiples ubicaciones.

Además, junto al título del árbol, existe un botón para cerrar todos los nodos abiertos. Esta funcionalidad permite contraer la estructura del árbol y mostrar únicamente las carpetas principales para una navegación más clara.

• Clic en carpeta: cambia automáticamente la vista principal del navegador a esa carpeta.
• Clic en archivo: lo añade a la lista de descargas.
• Permite ver fácilmente toda la estructura de instalaciones, carpetas y documentos.

Acciones generales de la sección

Estas acciones están disponibles en el menú ubicado en la parte superior derecha del navegador de archivos:

• Crear una nueva subsección (carpeta).
• Editar el nombre de la sección actual.
• Mover la sección completa (incluyendo su contenido) a otra ubicación.
• Subir nuevos archivos PDF.
• Borrar la sección actual.
• Seleccionar todos los archivos de la sección, incluyendo sus subcarpetas (selección recursiva), para su envío.
• Descargar todos los archivos de la sección de forma recursiva en un archivo comprimido (.zip).

Nota importante: Los archivos seleccionados para su envío deben pertenecer a una misma instalación. No se pueden combinar documentos de distintas instalaciones.

Gestión individual de carpetas y archivos

Cada carpeta dispone de botones de acción para:

• Editarla (renombrar si no es protegida).
• Eliminarla (si no es protegida).

Cada archivo dispone de:

• Fecha y hora de carga.
• Botones para:
  • Descargar directamente.
  • Enviar por correo electrónico.
  • Editar (mover el archivo a otra sección).
  • Eliminar (con opción a enviarlo a papelera o eliminarlo definitivamente).

Gestión de archivos seleccionados

Los archivos seleccionados (desde la vista navegador o desde el árbol lateral) se muestran en una tercera columna lateral. En esta vista, el usuario puede:

• Eliminar archivos de la lista de selección individualmente.
• Utilizar el botón general de acción para enviar todos los archivos seleccionados por correo electrónico. Durante este proceso, el sistema solicitará seleccionar una plantilla de correo de entre las configuradas previamente. Esta plantilla es obligatoria y define el asunto y cuerpo del mensaje que se enviará al destinatario junto con los archivos adjuntos.

La ventana lateral de archivos seleccionados solo aparece cuando hay archivos seleccionados. Si no hay selección activa, esta columna permanece oculta automáticamente para no ocupar espacio en la interfaz.

Visualización de documentos por responsables de instalación

Los administradores o responsables de instalaciones acceden al módulo de gestión documental desde la configuración específica de cada instalación. Al acceder a esta configuración, donde también gestionan los circuitos, zonas, consignas o informes, se incluye una nueva sección llamada "Gestor Documental".

Desde esta vista, los usuarios solo tienen acceso a la documentación correspondiente a la instalación en la que se encuentran. La carpeta de dicha instalación se muestra directamente como raíz del navegador de archivos, y no existe la posibilidad de navegar a otros niveles superiores o ver otras instalaciones.

La navegación dentro de esta vista es idéntica a la que se presenta para los superadministradores, permitiendo moverse por las carpetas y consultar su contenido. Sin embargo, los permisos están restringidos, por lo que no es posible realizar acciones de mantenimiento sobre los archivos o secciones. Las únicas acciones disponibles son:

• Descarga de archivos individuales, mediante doble clic o utilizando el icono de descarga.
• Descarga recursiva de todos los archivos a partir de la sección en la que se encuentra el usuario hacia abajo, incluyendo todas sus subcarpetas, a través del botón de acciones generales de la sección.

No está permitido:

• Crear, editar, mover ni borrar carpetas o archivos.
• Enviar archivos por correo electrónico.
• Seleccionar archivos para su envío.

Esta versión del gestor está diseñada exclusivamente para la consulta documental, asegurando un acceso controlado y limitado por instalación.